Andrew använder Google Drive och Dropbox för att synkronisera och lagra sin data. Gör han fortfarande behöver för att göra säkerhetskopior?

Cloud computing

Be Jack

Är min data säker online-enheter, eller ska jag backa upp det liksom?

Andrew använder Google Drive och Dropbox för att synkronisera och lagra sin data. Gör han fortfarande behöver för att göra säkerhetskopior?

Torsdag 11 Maj 2017 10.30 BST

Senast ändrad torsdagen den 11 Maj 2017 10.31 BST

Jag använder Google Drive och Dropbox för att lagra alla mina uppgifter, och jag antar att eftersom min data är synkroniserade att det är säkert. Är det så eller ska jag backa upp det liksom? Andrew

Det är mycket praktiskt att ha filer synkroniserade med online-tjänster som Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Apple iCloud, Flickr eller vad som helst. Du bör kunna hämta de flesta eller alla av dina foton om din smartphone eller bärbar dator går sönder eller tappas bort eller blir stulen. Men du kan aldrig räkna med att dina data är säkra, om du frågar om cloud-tjänster, nätverk, servrar, Datorer, smartphones, USB-hårddiskar, minnen, SD-kort, eller CD-Rom -, DVD-eller Blu-ray-skivor. Jag kan göra ett undantag för stentavlor, men de är inte praktiskt möjligt för att lagra foton och videor.

Du kan ha kommit över Schofield s Andra Lag Computing, som anger att uppgifter som egentligen inte existerar om du inte har minst två kopior av den. Idag, skulle jag lägga till en naturlig följd av: säkerhetskopieringar egentligen inte existerar om du inte har minst tre på olika medier på olika platser, och att ta bort en skall inte påverka någon av de andra.

Att synkronisering av känsla

Men du måste förstå hur synkroniseringen fungerar. Om du tar bort en fil på din lokala enhet, inte att ta bort samma fil i molnet? (Vilka mappar som ska synkroniseras och vilka som inte är det?) Ytterligare filer på din enhet verkligen filer eller är de platshållare – bara länkar till en fil som faktiskt är någon annanstans?

För några år sedan, Ovi Demetrian väckt en hel del diskussion när han publicerat en hemsida, Google Drive Suger: “jag förlorade år av arbete och personliga minnen som jag sparat som Google Dokument-filer på grund av ett dåligt användargränssnitt,” skrev han. Han hade flyttat sina “filer” i Google Drive-mappen på sin DATOR, utan att inse att de bara länkar. När Google sagt till honom att han var ont om Google Drive space, han gick ut på nätet och tömde papperskorgen … som snabbt bort sina filer.

Reverse används för att hända en hel del. Någon skulle installera Google Drive på en PC, släppa några filer i mappen, se ladda upp dem, sedan ta bort filer. Om de gick ut på nätet, naturligtvis, de filer som inte var där. (Ladda upp filer manuellt via webb gränssnitt fungerar som du förväntar dig.)

Det är även en skrämmande berättelse på Reddit: Hur vi förlorade över 6 000 euro genom att inte förstå Google Drive. Detta handlar om hur filen ägande fungerar i Google Apps. Kortfattat har du en fil, men du kan inte komma åt det eftersom det konto som skapats har varit stängt.

Människor får också fångas in av lokal fil synkronisering. Till exempel satte jag upp en extern hårddisk (EHD) som synkroniseras med data på min PC: s hårddisk. Bra: alla mina nya filer som ska säkerhetskopieras. Men om jag av misstag råkar ta bort en fil eller mapp på min PC sync-programmet kommer att ta bort det på EHD.

Det är en anledning till varför jag har en andra EHD att backa upp min backup. Jag gör det manuellt med hjälp av FreeFileSync så att jag kan bläddra genom listan över filer som ska kopieras och raderas, letar för det oväntade.

En annan anledning är hotet av ransomware, som krypterar filer på Datorer och håller dem som gisslan. Smart ransomware också krypterar alla filer som den hittar på EHDs och cloud drive.

Triage dina filer

Inte alla filer är lika. Vissa är oersättlig, såsom familj bilder, och vissa skulle bli svårt att ersätta, till exempel din halv-färdiga avhandling/storsäljande roman eller ett decennium redovisning av data. Många andra filer är lätta att byta ut, förmodligen utan kostnad. Du kan ha möjlighet för att ladda ner musik filer, till exempel, eller bara att installera ett operativsystem eller program.

Du kan förbättra din strategi för säkerhetskopiering genom att hålla viktiga filer tillsammans i en mapp som du kan backa upp utan att behöva säkerhetskopiera hela DATORN. Windows försöker hjälpa till genom att skapa särskilda mappar för dokument, filer, musik, bilder och videor. (Detta hjälper också till att skydda dem från andra användare.) Men du kan skapa din egen hierarki med undermappar du behöver – foton, arbete, skatter, journaler etc. Tanken är att samla en relativt liten uppsättning av viktiga filer som du kan backa upp snabbt och samtidigt undvika skräp.

Helst ska din viktiga data bör få plats på en praktisk förvaring format. Om du bara har 700MB, den får plats på en CD-Rom-skivan. Om du har 4,7 GB, den får plats på en DVD. Du kan få 50GB (ett lager) eller 100GB (dubbla lager) för en Blu-ray-skiva. Facebook använder stora mängder av Blu-ray-skivor för säkerhetskopiering.

EHDs kan hålla 8TB idag, fast mindre EHDs är mer prisvärda. Du kan till exempel köpa en 3TB disk för omkring £100. Som bör ha plats för både konventionella, inkrementell backup och en okrypterad, okomprimerad kopia av din mapp med viktiga filer.

Jag gillar fortfarande att optiska skivor eftersom de är billiga, och du kan lätt göra flera kopior. Det gör det enkelt att hålla säkerhetskopior “off site” i en friggebod, en byrålåda eller på en betrodd vän. Också, optiska skivor är osårbar ransomware.

Cloud alternativ

Det finns ett fåtal specialiserade cloud-baserad backup-tjänster såsom Carbonite, SugarSync och Mozy, men de kostar mer än att använda din egen EHD, och det kan ta lång tid att göra en fullständig backup. Den Wirecutter räknar med CrashPlan är det bästa, men BackBlaze är också värt en titt.

Allmänt ändamål moln enheter, till exempel Google Drive, OneDrive och Dropbox som är bäst för att dela small-ish filer mellan enheter eller med ett par vänner, men inte perfekt för backup ändamål. Du kan använda en eller helst två för att lagra kopior av dina viktiga filer, men om du har mer än 2 GB, kan du behöva betala. Google Drive kostar $19.99 per år för 100GB eller $99.99 för 1 TB. Dropbox kostar £79 år för 1 TB. Microsoft Office 365 för Personlig erbjuder 1TB OneDrive lagring för £59.99 ett år, men det bästa är Office 365 Home Premium OneDrive. För £79.99 ett år, fem användare få 1 TB vardera, samt en fullständig Microsoft Office-programvaran på sina Datorer och Mac-datorer och appar på sina smartphones och surfplattor.

Observera dock att det finns andra risker med moln lagring, så som att bli utelåst från ditt e-postkonto och/eller cloud drive av leverantören eller av en förbipasserande hacker. Och, naturligtvis, du kan inte komma åt filer på nätet när du inte har en internet-anslutning.

I detta skede, jag skulle inte lita på en enda tjänst i molnet för backup-ändamål, och att jag skulle vara försiktig med att förlita sig på två. Men jag rekommenderar dem som en del av en strategi för säkerhetskopiering som inkluderar andra medier på andra platser. För säkerhets skull, göra NAS-servrar, EHDs, optiska skivor etc – ta ditt pick – en del av mixen.

Har du en fråga? E-post till Ask.Jack@theguardian.com