Matt ‘ s far ønsker at organisere filer og gøre dem tilgængelige via sin telefon og tablet. Hvilket program skal han vælge?
Tor 24 Maj 2018 10.46 BST
Sidst opdateret Tor 24 Maj 2018 12.15 BST
“Han ønsker at være i stand til nemt at gemme e-mails og filer i mapper efter dato i en enkelt sted.’
Foto: Hero Images/Getty Images/Hero Billeder
Min far kører en lille virksomhed, og har problemer med at organisere sine filer – Word-dokumenter, Pdf-filer, billeder sammen med sine e-mails. Han ønsker at være i stand til nemt at gemme e-mails og filer i mapper efter dato i en enkelt sted. Han ønsker også, at de mapper, der skal være tilgængelige alle steder fra på sin telefon/iPad.
Jeg har prøvet bare at gemme e-mails og dokumenter i en enkelt mappe på sin Mac, men det er en enorm smerte for den mængde af e-mails, som han modtager. Matt
En af fordelene ved digitalisering af oplysninger er, at vi nu kan opbevare mange forskellige former for data sammen. Videoer og lydoptagelser sidder nu lykkeligt sammen med breve, fotos, papir kvitteringer og fakturaer i stedet for i separate regnskabsbøger eller mapper, eller på forskellige fysiske medier som kassettebånd, Cd ‘er, Dvd’ er osv.
Uanset om det er værd at tilføje, e-mails, er en anden sag, og jeg tror ikke mange mennesker gider. Du kan naturligvis gemme e-mails som tekst-filer eller Pdf-filer og tilføje dem til projektet mapper. Dette virker for et lille antal af e-mails, men – som du har fundet – det er for meget arbejde til at håndtere alle e-mails på den måde. I alle tilfælde, kan du normalt finde den samme e-mails ved at kigge i en e-mail mappe, eller ved at søge efter en e-mail-adresse eller et job nummer. (Du skal altid inkludere et job nummer i e-mails, hvis et projekt, der indebærer arbejde med forskellige mennesker i forskellige virksomheder.)
OneNote og Evernote
Hvis din far ønsker at få adgang til sine filer fra hvor som helst med en smartphone eller en tablet, så vil han sandsynligvis nødt til at sætte kopier online. Den enkleste måde at gøre dette på er at uploade projekt mapper til en online storage-tjeneste som Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drev eller hvad. Men han vil stadig nødt til at bruge forskellige programmer til at få adgang til nogle forskellige typer af data.
Et interessant alternativ til at gemme alt i en form for reduktion program, der vil også hjælpe med at arrangere det. De førende eksempler er Evernote, Microsofts OneNote. Disse er omkring så tæt som du kan få til en “papirløse kontor”, i det mindste for en tilstrækkelig lille kontor.
Outlook.com selv havde en “gem til OneNote” funktion, der gjorde det lettere at filen e-mails med andre data, men det er forsvundet – midlertidigt, håber jeg – fra den nyeste version. Ellers begge programmer giver dig mulighed for at tilføje e-mails til dine notesbøger med næsten identiske betyder. Først, kan du sende dem til en e-mail-adresse, så du kan konfigurere e-mail-reglerne til at sende udvalgte e-mails til OneNote eller Evernote. For det andet, kan du “print” dem til en OneNote eller Evernote bærbare i stedet for en fysisk printer. Det er meget besværligt at gøre mere end et par.
Stadig, du kan også tilføje ting som kvitteringer og visitkort ved, i kraft, ved hjælp af din smartphone som en scanner. Eksempel apps omfatter Microsofts Office-Linse med OneNote, og der kan scannes eller Scantastic med Evernote.
Hvilken er bedst?
OneNote kan være det bedste valg for din far, fordi dens hierarkiske struktur, der er logisk og næsten uendeligt udvides. Foto: Alamy
OneNote-v Evernote debat har været lang og til tider opvarmede, men de er forskellige produkter, og hver især gør nogle ting bedre end andre. Hvis du ønsker at klippe web-sider og dele noter, så Evernote er den klare vinder.
Jeg tror dog, at OneNote kan være det bedste valg for din far, fordi dens hierarkiske struktur, der er logisk og næsten uendeligt udvides. Det virker som en old-school ringbind eller arkivskab. (Det er meget populært i skoler.)
Du kan åbne så mange notesbøger, som du kan lide, og giver dem alle navne. Inde i en notesbog, du kan oprette så mange faner, som du ønsker, til de forskellige projekter. Inden for hver fane, du kan have så mange sider som du ønsker.
Det er formentlig lettere at komme i gang med Evernote, fordi du kan betragte det som en slop-spand og finde alt, hvad du har brug for, ved at søge efter den. (Ja, Evernote har bærbare computere, og du kan oprette stakke af dem, men pointen står.) OneNote kræver mere opsætning for at arbejde godt, men struktureret tilgang kan være et bedre match for din far ‘ s forretningsmæssige formål.
Prøv begge dele?
Både OneNote og Evernote er tilgængeligt som gratis web-applikationer og apps, så du kan prøve dem for at se, hvilke du kan lide. Bare åbne en e-mail konto på Outlook.com – du behøver ikke at opgive dit navn eller andre personlige oplysninger, og du kan bruge OneNote, indtil du fylder i din 5GB gratis OneDrive plads. Hvis du finder det ikke jobbet, kan du øge opbevaring til 50 gb for £1.99 per måned.
Der er også gratis OneNote apps til Mac, iOS, Windows og Android.
På samme måde, kan du prøve Evernote, og dens tilhørende apps. Ulempen er, at den gratis Grundlæggende version ikke har alle de funktioner af den Premium-version, og er begrænset til 60MB uploads per måned. Til at lave en ordentlig sammenligning, ville du nødt til at betale £44.99 per år for den Premium-version, som giver 10GB uploads. (Plus-versionen er udgået.)
Alternativt, kan du tilmelde dig en gratis prøveversion af Evernote Business, som koster £10.99 per bruger per måned. Dette er med henblik på holdene, men det omfatter Evernote Premium samt. Du kan sammenligne de funktioner online.
OneNote og Office 365
OneNote er anden fordel er, at det er integreret i Microsoft Office, og får tredjepart støtte fra sites som Onetastic. Ikke alle bryder sig om, Office-integration, men de fleste store organisationer køre på det, og din omtale af Word foreslår, at din far allerede bruger det.
Hvis din far har Kontor 2016, så han allerede har en kopi af desktop-version af OneNote. Denne version kan oprette og gemme filer lokalt, også mens du arbejder online.
Folk, der allerede har Kontor 2016 kan abonnere på Office 365 Business Essentials for £3.80 plus MOMS per måned. Det betyder ikke, omfatter støtte, men det omfatter standard 1TB onlinelagerplads, hvilket er nok for de fleste mennesker er arbejdet filer.
Office 365-Business version (kr 7,90 plus MOMS per måned) tilføjer download af den fulde Office-programmer plus 24/7 telefon og web support. Premium-version (£9.40 plus MOMS per måned) tilføjer en brugerdefineret domæne, e-mail-adresse plus ekstra funktioner som Microsoft Fakturering, Microsoft Bookinger, Microsoft Planner og Outlook Customer Manager.
Mac og app huller
Evernote har domineret Mac på grund af Microsoft ‘s forsømmelse af OneNote til Apple’ s computer. Foto: Bloomberg/Bloomberg via Getty Images
Evernote har domineret denne kategori af software på Mac, for to hovedårsager. For det første, at Microsoft tog mere end et årti at tilføje OneNote til Mac-version af Office: det fremgik af Windows i 2003 – fem år, før Evernote – og på Mac i 2014. For det andet, Mac-versionen har aldrig haft den fulde kapacitet af Windows-versionen. Dette er irriterende, selvom du egentlig ikke har brug for de manglende funktioner.
Desværre, Mac-versionen vil aldrig komme op på. I virkeligheden, OneNote 2016 vil være den sidste desktop-version til enten-platformen, og Microsoft har allerede holdt op med at opdatere den. Hvad værre er, det har gjort de gratis versioner af OneNote 2016 umuligt at finde, og det gjorde jeg prøve. (Ligesom alle de gratis versioner, disse kan kun gemme notebooks i OneDrive.)
I stedet for Microsoft er at skubbe brugerne i retning af app version, der leveres som standard i Windows 10. Denne ofre funktioner, såsom Outlook-integration, Onetastic kompatibilitet, og evnen til at skabe OneNote-notesbøger på de lokale enheder (selvom bærbare er caches lokalt).
Sidste måned, William Devereux fra Microsofts OneNote hold hævdede, at app ‘ en ville være bedre end desktop-versionen – det har mange nye funktioner – og at det ville være konsekvente på tværs af de forskellige platforme (web, Mac, iOS og Android). En scanning gennem de kommentarer, der viser, hvor godt, der hævder gik ned.
Du kan finde app ‘ en gør, hvad du har brug for. Hvis ikke, skal du huske på, at OneNote 2016 vil kun blive støttet indtil 14 oktober, 2025.
Har du et spørgsmål? E-mail det til Ask.Jack@theguardian.com